1) Merkmale einer Rechnung

Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:

• Name und Anschrift des liefernden und des empfangenden Unternehmers
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung bzw. der Abrechnungszeitraum, wenn dieser einen Monat nicht überschreitet
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Falls eine Steuerbefreiung besteht: ein Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des liefernden Unternehmers
• seit 1.7.2006:
  Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt.

Unternehmer sind seit 2004 generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder Körperschaften auszustellen. Die bis Ende 2003 gültige Regelung, der zufolge Sie nur bei Verlangen des Rechnungsempfängers verpflichtet waren, Rechnungen auszustellen, gilt nicht mehr.

Von Seiten des Finanzministeriums erfolgte per Erlass unter anderem folgende Klarstellungen zu den oben aufgezählten Rechnungsmerkmalen:

• Die Bestimmungen zur Rechnungslegung gelten sowohl für Anzahlungsrechnungen als auch für Teilrechnungen und Gutschriften.
• Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer der Rechnung ist durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen.
• In die fortlaufende Nummerierung können auch die Kleinbetragsrechnungen einbezogen werden.
• Unternehmer, die nur Umsätze ausführen, für welche die Steuer nach § 22 Abs. 1 UStG mit 10 % bzw. 12 % der Bemessungsgrundlage festgesetzt wird (das sind nichtbuchführungspflichtige land- und forstwirtschaftliche Unternehmer), erhalten keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) und können daher in ihren Rechnungen auch die UID-Nummer nicht angeben. Derartige Rechnungen berechtigen trotz Fehlens der UID-Nummer des leistenden Unternehmers zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt der leistende Unternehmer weist in der Rechnung an einen anderen Unternehmer darauf hin, dass der Umsatz nach § 22 Abs. 1 UStG dem Durchschnittssteuersatz von 12 % unterliegt.

2) Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen (das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt), genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
• der Steuersatz
• Rechungsdatum

3) Fahrausweise, Reisegepäckverkehr

Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz (kann im Eisenbahn-Personenverkehr entfallen)

4) Rechnungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen

Innergemeinschaftliche (ig.) Lieferungen sind seit 1.1.1995 von der Umsatzsteuer befreit und ersetzen die bei Lieferungen innerhalb des Gemeinschaftsgebietes die Ausfuhrlieferung (diese ist nur mehr im Verhältnis mit Drittländern anzuwenden).

• Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
• einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
• die eigene UID-Nummer
• die UID-Nummer des Abnehmers

Darüber hinaus ist ein buchmäßiger Nachweis erforderlich. Der Buchnachweis wird erbracht, indem die Lieferung mit folgenden Daten aufgezeichnet wird:

• Name, Anschrift und UID-Nr. des Abnehmers
• Name, Anschrift des Beauftragten (in Abholfällen)
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstandes
• Tag der Lieferung
• das vereinbarte Entgelt
• Art und Umfang einer eventuellen Bearbeitung vor der Beförderung
• die Beförderung und Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
• Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet

5) Voraus- und Anzahlungsrechnung, Endrechnung

Auch für Vorauszahlungs- und Anzahlungsrechnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsmerkmale (vgl. dazu Punkt 1 dieser Infoliste). Daneben sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:

• Als Zeitpunkt der Lieferung gilt der (vereinbarte) voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum. Für den Fall, dass der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch nicht feststeht, genügt der Hinweis, dass diesbezüglich noch keine Vereinbarung getroffen wurde.
• An die Stelle des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrages für die Leistung tritt das vor der Ausführung der Leistung vereinnahmte oder angeforderte Entgelt (Teilentgelt) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
  Aus der vor Ausführung der Leistung erstellten Abrechnungsurkunde muss zweifelsfrei ersichtlich sein, dass damit über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird. Daher empfiehlt sich eine entsprechende Bezeichnung der Abrechnung (z. B.: Anzahlungsrechnung über die am... fällig werdende Abschlagszahlung) unter Angabe des Ausstellungsdatums sowie eine ergänzende und klarstellende Formulierung im Abrechnungstext der Vorauszahlungsrechnung (Hinweis auf den in der Zukunft liegenden Leistungszeitpunkt).

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet (Endrechnung), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesonderten Steuerausweis erteilt worden sind. Es genügt auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.