Umsatzsteuer: Abholung von Waren durch einen EU-Unternehmer

Wenn der EU-Unternehmer direkt beim österreichischen Unternehmer Waren für sein Unternehmen abholt, können diese umsatzsteuerfrei belassen werden. Dabei sind aber besondere Verfahrensvorschriften zu beachten.

Wird ein Gegenstand eines österreichischen Unternehmers an einen Unternehmer (für dessen Unternehmen) in einen EU-Mitgliedsstaat befördert oder versendet, kann die Ware als steuerfreie ig. Lieferung behandelt werden.
Dabei ist auch der Fall umfasst, dass der EU-Unternehmer selbst die Ware direkt beim österreichischen Unternehmer abholt. Damit die Steuerfreiheit bei diesen Abholfällen nicht verloren geht, sind aber Besonderheiten in den Verfahrensvorschriften einzuhalten.

UID-Nummer des Abnehmers

Die UID-Nummer des Abnehmers ist in allen Fällen der Beförderung oder Versendung – nicht nur bei Abholfällen – auf der Rechnung anzuführen.
Damit sich Unternehmer von der Gültigkeit der UID eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, wurde EU-weit das so genannte Bestätigungsverfahren eingeführt. Die bloße Gültigkeit der UID-Nummer kann über die Homepage der EU ( MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS): Validierung der MwSt-Nummer) erfragt werden (sog. Stufe 1- Abfrage oder einfaches Bestätigungsverfahren).
Bei der Abfrage nach der Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren) wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedsstaat vergebenen UID in Verbindung mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedsstaat überprüft.
Die Abfrage nach Stufe 2 kann schriftlich (Formular „U 16“), telefonisch oder per Telefax an das „Central Liaison Office“ (C.L.O.) (Suben 25, 4975 Suben) gestellt werden. Die Antwort nach der Stufe 2 ergeht schriftlich und erfordert eine längere Bearbeitungszeit von einigen Tagen.

Wird daher die Ware von einem Unternehmer abgeholt, mit dem bisher noch kein Geschäftskontakt aufgenommen worden ist, sollte eine Abfrage nach der Stufe 2 erfolgen. Da die Bestätigung aber erst nach einigen Tagen einlangt und dies in der Regel aber zu spät ist, empfiehlt sich eine der beiden Vorgehensweisen:
Die Rechnung an den Unternehmer erfolgt zuerst mit österreichischer Umsatzsteuer. Nachdem die Bestätigung eingelangt ist, dass die UID-Nummer gültig ist und auf den Abnehmer lautet, kann die Rechnung korrigiert werden und die Umsatzsteuer an den Abnehmer zurückbezahlt werden.
Die zweite Möglichkeit ist, die Rechnung mit österreichischer Umsatzsteuer auszustellen und den Abnehmer auf das Vorsteuervergütungsverfahren zu verweisen.

Identitätsnachweis

Der liefernde Unternehmer hat die Identität des Abholenden, zweckmäßigerweise durch Reisepass oder Führerschein, festzuhalten.

Buchnachweis

Der Nachweis, dass der Abnehmer den Gegenstand in den anderen Mitgliedsstaat verbracht hat, ist anhand

• der Durchschrift der Rechnung,
  
• eines Beleges, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt
  
• und der Empfangsbestätigung des Abnehmers

zu erbringen.